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Esta pesquisa dá conselhos sobre como operações de sourcing, de compras e a equipe de gerenciamento de ativos de TI podem reduzir os custos indiretos causados por auditorias.
É possível fazer isso apenas aperfeiçoando processos operacionais. Essas táticas podem inclusive regular a inadimplência e os gastos que ela implica.

Considerações Básicas
- A maioria das empresas só investe em verificação, aquisição e gerenciamento quando são obrigadas a pagarem altas multas após uma auditoria de software.

- Com base em uma análise das atividades de clientes durante os últimos 24 meses, o Gartner acredita que todo cliente vai passar por pelo menos uma auditoria nos próximos 12 meses.

- Auditorias de fornecimento de software costumam sempre descobrir algum tipo de inadimplência e cobrar milhões de dólares em penalidades.

- Processos sustentáveis de verificação, compra e gerenciamento podem efetivamente reduzir o risco da inadimplência e seus cutos inerentes.

Recomendações
A equipe de operações de sourcing, de compras e de gerenciameto de ativos deveria:

- Colaborar com a equipe interna de auditoria para identificar as àreas nas quais há maior risco e elaborar uma estratégia para auditorias de fornecimento de software.

- Realizar uma auditoria interna eficaz para aumentar a adimplência antes de que o fornecedor resolva ele próprio fazer uma auditoria.

- Negociar se, como e quando o fornecedor pode realizar uma auditoria e documentar esses detalhes no acordo de licenciamento.

- Gerenciar a análise de licenciamento interno, renegociações de contrato e uso de software com a ajuda de um conselho jurídico independente, caso essa exposição seja apropriada.

ANÁLISE
As empresas não estão somente mais propensas a serem alvo de uma auditoria, mas também estão mais propensas do que nunca a estarem envolvidas com práticas inadimplentes. O desafio de manter inventários precisos, o predomínio de definições de contrato ambíguas e a complexidade de programas não-licenciados são intensificados por fornecedores que tentam criar uma fonte de renda simples. Essas influências fazem com que as empresas estejam direta ou indiretamente sob o risco de gastos inesperados.

Taxas de licenciamento, multas ou aumento de taxas de licenciamento podem custar milhões de dólares – normalmente mais do que as companhias preveem. Auditorias realizadas no local interferem o trabalho, algumas vezes por vários meses, reduzindo dessa forma a produtividade e prejudicando os resultados finais. Empresas devem frequentemente direcionar recursos para obter documentos de companhias previamente adquiridas, de sistemas herdados ou de dados arquivados.

Discussões e separações devido a direitos de uso ambiguos consomem tempo de gerenciamento e resultam em gastos jurídicos. Uma ampla verificação pode não ser suficiente para acabar com a inadimplência. A inadimplência pode levar a multas criminais e, no pior dos casos, à prisão. Além disso, se vier à público, pode prejudicar drasticamente a reputação de uma marca. Isso pode ter consequências imensuráveis e irreparáveis por muitos anos. Se uma empresa não coloca em prática processos para verificar o cumprimento de acordos de fornecimento, auditorias vão acontecer com mais frequência, prejudicando tanto seus lucros como os seus negócios. Na atual situação econômica, muitas companhias não são capazes de bancar os custos diretos e indiretos de uma auditoria de software longa e complexa. Se sua empresa está tentando minimizar a exposição a auditorias, reduzir gastos e riscos de auditorias e ganhar maior controle sobre auditorias de licenciamento e fornecimento de software, siga esses passos:

- Verifique as licenças: releia seus acordos de licenciamento, analise o uso da licença do software e informe quaisquer práticas incorretas ao CFO, ao CIO e aos gerentes da unidade.

- Prapare-se para uma auditoria: escolha um gerente de auditorias; decida como vai abordar uma auditoria e compartilhar informações; realize uma auditoria interna.

- Negocie uma cláusula de auditoria com o fornecedor: inclua condições, assim saberá exatamente o que o fornecedor vai analisar e como ele fará isso.

- Facilite o cumprimento do contrato: negocie um método de auditoria plausível e peça que o fornecedor disponibilize ferramentas automatizadas de auditoria gratuitamente.

- Gerencie o hiato de adimplência: proíba fornecedores de realizarem auditorias de licenciamento antes da data inicial de um novo contrato.

- Gerencie a etapa anterior à auditoria: compreenda seus direitos contratuais, envolva um conselho jurídico e cuidadosamente controle a interação com o fornecedor